Dokumentacja pracownicza – nowe zasady od 2019 r.

Obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat, a prowadzenie i przechowywanie tego typu dokumentacji będzie możliwe również w postaci elektronicznej. To główne zmiany, które zostaną wprowadzone 1 stycznia 2019 r. ustawą zmieniającą niektóre ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Parlamentarne prace nad ustawą dotyczącą dokumentacji osobowej i płacowej pracowników zakończono w styczniu br. Obecnie ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta Andrzeja Dudy oraz publikację w Dzienniku Ustaw. Kluczowe zmiany wejdą w życie z początkiem 2019 r.

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

Obecnie pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowników przez okres 50 lat. Pod tym względem Polska wyróżnia się wyjątkowo długim terminem. W innych krajach członkowskich Unii Europejskiej okres ten jest bowiem zazwyczaj zdecydowanie krótszy – np. w Finlandii to 10, a w Danii tylko 5 lat.

Po nowelizacji przepisów okres ten wynosić ma w Polsce tylko 10 lat. W założeniu wszelkie dane konieczne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości Zakład Ubezpieczeń Społecznych uzyskiwać będzie dzięki miesięcznym (rozszerzonym) raportom imiennym, składanym przez poszczególnych pracodawców.

W nowym systemie wiele zależeć ma od tego, kiedy dana osoba została zatrudniona. Najbardziej przejrzysta jest sytuacja zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. lub później. W tych przypadkach dokumentacja będzie przechowywana przez okres 10 lat.

Nieco inaczej wygląda przypadek osób zatrudnionych przez danego pracodawcę w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. – skrócenie okresu do 10 lat będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy pracodawca złoży w ZUS odpowiedni raport informacyjny, który obejmie wszystkie niezbędne informacje konieczne do wyliczenia świadczenia dla danego pracownika. W innym razie obowiązywać będzie wciąż okres 50 lat.

Bez zmian pozostanie z kolei okres dotyczący zatrudnionych jeszcze przed 1 stycznia 1999 r. – względem takich osób obowiązywać ma dotychczasowy termin (50 lat).

Czas elektronicznej dokumentacji

Równie istotną zmianą jest wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej  w formie elektronicznej. Obecnie przedsiębiorcy mogą oczywiście tworzyć dokumenty w takiej postaci, ale w praktyce ich rola sprowadza się tylko do funkcji pomocniczej.

Pracodawcy otrzymają prawo do skorzystania z tej możliwości, przy czym zostaną zobowiązani do zeskanowania dotychczasowej dokumentacji i opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca posiadają podpisy elektroniczne, to nie będzie konieczności skanowania papierowego dokumentu.

Nowa zasada wypłaty wynagrodzeń

W nowelizacji przewidziano także kilka mniejszych zmian. Jedną z nich jest nowa zasada, zgodnie z którą wynagrodzenia będą co do zasady wypłacane na konto pracownika. Jeśli jednak będzie zainteresowanie wypłatą w gotówce, to pracownik będzie mógł złożyć pracodawcy odpowiednie oświadczenie. Wtedy dopuszczalne stanie się wypłacanie pieniędzy w gotówce.

Zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Większość nowych przepisów wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

Zapisz się do naszego newslettera

Rozwiązałeś swój problem?

Podpowiemy Ci co należy zrobić.
Ciekawe rozwiązania bezpłatnie wprost na Twój email