Akta pracowników – MR zapowiada duże ułatwienia

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz skrócenie z 50 do 10 lat czasu obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji płacowej zleceniobiorców – to główne zmiany, które Ministerstwo Rozwoju zaproponowało w projekcie ustawy dotyczącej przechowywania akt pracowniczych. Nowe zasady zaczną obowiązywać najprawdopodobniej z początkiem 2019 r.

Czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji płacowej zleceniobiorców ma zostać skrócony z 50 do 10 lat. Jak tłumaczą autorzy projektu, będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych wymaganych do przyznania pracownikowi i zleceniobiorcy świadczeń emerytalnych/rentowych oraz ustalenia ich wysokości. Dane za pracowników i zleceniobiorców będą przekazywane przez pracodawców na bieżąco – w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA). Takie zasady mają dotyczyć osób, które podlegają ubezpieczeniom społecznym od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca będzie miał również możliwość skrócenia z 50 do 10 lat okresu przechowywania akt pracowników i zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom od l stycznia 1999 r. do l stycznia 2019 r., pod warunkiem przekazania do ZUS raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do przyznania emerytury lub renty. W przypadku przekazania raportu informacyjnego okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony” – czytamy w uzasadnieniu projektu.

Drugą kluczową zmianą będzie umożliwienie pracodawcom prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowniczej także w formie elektronicznej. Co istotne, nowe rozwiązanie ma mieć charakter fakultatywny – będzie więc możliwością, a nie wymogiem. Celem resortu rozwoju jest uproszczenie obsługi akt osobowych i innych dokumentów, które powstają w ramach stosunku pracy.

Dokumentacja w postaci elektronicznej będzie miała taką samą moc prawną jak dokumentacja w postaci papierowej. Ustawa określa sposób zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe zasady, takie jak kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania zostaną określone w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem do spraw informatyzacji” – wskazuje Ministerstwo Rozwoju.

Wprowadzenie zmian przewiduje projekt ustawy (z 4 października 2017 r.) o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ustawa ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

Zapisz się do naszego newslettera

Rozwiązałeś swój problem?

Podpowiemy Ci co należy zrobić.
Ciekawe rozwiązania bezpłatnie wprost na Twój email